Acum ceva timp am participat la un interviu intr-o companie. Nu conteaza care . Desi in anuntul de angajare publicat se cerea minim trei ani experienta in domeniul Logisticii, cand am ajuns in etapa interviului cu managerul companiei, am primit un raspuns ferm si sec: “Nu avem nevoie de specialist in logistica, postul pe care l-am scos la concurs il poate ocupa oricine, chiar si fara experienta. Nu ne permitem sa platim un salariu mare unei persoane cu experienta. Vrem o persoana fara experienta care este dispusa sa accepte un salariu mic. E criza si trebuie sa facem economie.”
Multi considera ca departamentul de logistica este
unul dintre cele mai simple, iar acest fapt il face usor de administrat. Ceea
ce nu stiu este faptul ca, daca nu este
corect administrat (sau mai bine zis daca nu ai oameni cu experienta in
department), se pot pierde sume importante de bani pe greseli banale, datorita
faptului ca angajatii departamentului nu au experienta necesara sa evite aceste
greseli.
Asa ca am sa fac o lista cu cele mai frecvente
greseli de administrare a departamentului de Logistica, greseli care duc
automat la cresterea serviciilor sau a produselor distribuite in cazul firmelor
de distributie.
1.
Calculul kilometrilor si a
consumului de combustibil.
O
calculare corecta a kilometrilor
parcursi de fiecare masina duce la o reducere a costurilor de transport.
Multe
companii se bazeaza pe increderea acordata soferilor (e angajat vechi si am
incredere in el, nu minte), dar si pe GPS sau kilometrajul de la bordul
autoturismului .
Ei,
bine, domnilor, am o veste proasta pentru dumneavoastra. Cu cat ai mai multa
incredere in angajati, cu atat este mai mare tentatia pentru ei. Pe deviza “
Lasa ca stie seful ca sunt om de incredere, ca doar sunt angajat vechi” , iti
incarca usor in foaia de parcurs cativa zeci de km zilnic.
Eu
as zice din proprie experienta ca acest gest este pentru soferi precum “
insusirea de obiecte care nu le apartin pentru cleptomani”.
Dar
sa facem un calcul simplu :
Ruta
Constanta-Bucuresti masoara (pe masurate) 252km (cea mai lunga varianta) . In
evidentele nationale cursa este trecuta ca avand 275 km.
De
regula soferii incarca aproximativ 20 km
si trec in foaia de parcurs pentru un drum Constanta-Bucuresti 285-290 km.
Fata de realitate sunt aproximativ 40 km in plus.
Dar
sa facem un calcul cu o medie de 30 km in plus sa vedem cam ce pierderi ar fi :
1 masina X 30 km X 0,9 c. d X 12% consum
de motorina=3,24 L motorina /zi
Am facut calculul cu un consum de
12%, cat consuma un microbuz.
Ei, si, ce! Multi ar spune ca
nu-i mult.
Serios? Dar daca inmultim cu
efectivul de masini pe care-l aveti?
La 10 masini ar fi 32,4 L motorina /zi.
32,4L motorina/zi X 22 zile
lucratoare= 712,8 L motorina/Luna.
712,8 L motorina/Luna X 5,68 Lei/L =
4.048,7 Lei /Luna.
Si asta pentru un calcul minim.
Nu
suna prea bine, Nu?
In cazul GPS-ului acesta poate fi usor manipulat de soferi astfel incat sa inregistreze Km dar sa nu arate traseul parcurs.
In cazul kilometrajului din bordul masinii poate fi usor modificat de soferi astfel incat sa arate Km mai putini.
In cazul GPS-ului acesta poate fi usor manipulat de soferi astfel incat sa inregistreze Km dar sa nu arate traseul parcurs.
In cazul kilometrajului din bordul masinii poate fi usor modificat de soferi astfel incat sa arate Km mai putini.
2. Alimentarile
de Motorina.
Am auzit ca multe
companii nu tin o evident clara a alimentarilor pe fiecare masina. Unele se
folosesc de un singur card de alimentare emis pe firma si toare masinile
alimenteaza pe acel card, sau mai rau se alimenteaza combustibilul cu sume
cash. Ce pierderi poti avea in aceste cazuri?
Simplu : se pot
alimenta cantitati mai mici de combustibil, sau alimentari mai dese ale unei
masini.
Si mai simplu. Tinand o evident clara a alimentarilor pe fiecare masina. Firmele mari de distributie a combustibilului ofera o gama variata de posibilitati de a avea o evident clara a alimentarilor cu o singura conditie : Sa fii clientul lor fidel.Spre exemplu poti folosi carduri de alimentare pentru fiecare masina in parte (cardul este emis pe numarul de masina), iar la finalul lunii (sau de 2 ori pe lunadaca vrei) primesti un raport al alimentarilor pe masina respectiva.Sau poti instala inelul pentru rezervor care te ajuta sa previi si furtul de combustibil din rezervor si ai la dispozitie din partea firmei de distributie a combustibilului o platforma online unde poti urmarii alimentarile masinii imediat dupa efectuarea acesteia.
3. Stabilirea
corecta a rutelor.
Sa
urmarim o schema a efectelor aceste operatii facuta correct:
Stabilirea
Kilometraj Consum de Costuri mai
corecta a ---------------> mai mic -------------> motorina mic ----------------> Mici.
Rutelor.
4. Costurile
cu reparatiile si achizitia de piese.
O
evident mai clara si corecta a reparatiilor effectuate pe fiecare masina (mai
ales a pieselor inlocuite ) descurajeaza fraudele si prelungeste durata de
viata a masinii.
In cazul firmelor de distributie (mai ales in cazul firmelor care importa marfa) se mai evidentiaza si urmatoarele greseli aparent banale, dar care pot duce la pierderi de sume importante.
5. Transportator
VS Casa de expeditie.
Casa
de expeditie este un intermediar intre firma care are nevoie de transport si firma care transporta. Cu
alte cuvinte pretul este mai mare fata de transportator. Stiu ca multi spun ca
practica aceleasi preturi cu transportatorul . Dar serios acum, chiar il
credeti. Situatia e cam asa:
Dumneavoastra
aveti nevoie de 1kg de mere. Eu ma duc la piata cumpar mere cu 2,5 Lei/Kg si
vin la dumneavoastra si cer 4 L/Kg , ca asa era pretul la piata.
6. Buna
Coordonare (sau mai bine zis comunicare) intre departamente.
O
schema a comunicarii eficiente intre departamente arata cam asa:
Departament Departament Departament
Vanzari --------------> Achizitii -------------------> Depozit
\ | /
\ | /
\------------------- > Departament <-----------------------
Logistica
Dupa cum bine se
observa Logistica este departamentul unde se centralizeaza toate informatiile.
O coordonare corecta a acestui department este absolut necesara si atrage si
administrarea corecta a celorlalte departamente.
Vreau sa te felicit pentru inceput pentru intiativa de a scrie astfel de chestii pe un blog. Astfel de initiative nu fac decat sa ajute la educarea pietei si pot sa-ti spun din experienta ca piata are nevoie de astfel de chestiuni.
RăspundețiȘtergereAs vrea, daca imi permiti sa-ti dau unele sfaturi:
1. experienta ta este mai degraba in zona de adminstrare flota decat in logistica (e adevarat ca administrarea de flota face parte din logistica, dar administrarea flota nu include logistica); sfatul meu e sa te indrepti catre un job in directia asta, adica administrare flota;
2. tu ai o problema de credibilitate, din punctul meu de vedere, deoarece raspunsul dat de domnul care a vrut sa te angajeze asta imi sugereaza mie. a fost diplomat. de ce ai o problema de credibiliate? de altfel nu ai numai tu ci multi altii care lucreaza in zona asta. sefii firmelor stiu ca soferii fura, ceea ce nu cuantifica ei este cat anume fura, adica cat anume pierd ei. trebuie sa te gandesti ca inaintea ta le-au mai spus asta 100 de oameni, pe 30 din ei i-au angajat si aproape niciunul din astia 30 nu a reusit sa reduca costurile cu flota. deci, in mintea lor se pune urmatoarea intrebare: "de ce vei reusi tu?", iar intrebarea asta mai are un substrat: " de ce vei reusi tu, femeie, sa tina in mina niste soferi pe care nu au reusit s-i struneasca niste barbati (doferii sunt niste specii parte de oameni - in acceptiunea pietei)". nu trebuie sa-mi raspunzi mie la intrebarea asta pentru ca eu stiu raspunsul, trebuie sa-ti raspunzi tie si daca reusesti o sa rezolvi partial problema de credibilitate. trebuie sa mai ai grija ca vrei sa lucrezi intr-un job care e asimilat cu un job al barbatilor.
3. raspunsul ca doresc sa anjajeze un junior imi confirma problema lor de credibilitate: ei cred ca oricine ar veni nu va face nimic in plus asa ca daca tot nu aduce un beneficiu macar sa fie cu costuri minime. trebuie insa sa pleci de la premiza ca oricine vrea sa faca o afacere buna, adica: daca te angajeaza pe tine si are costul firmei pentru tine pe la 4000 de ron (e inclus tot in asta), iar tu ii aduci minim un beneficiu de 4000 de ron pe luna esti mai rentabila decat un junior deoarece el de fapt nu te plateste pe tine, de fapt lucrezi gratis. problema cu credibilitatea este ca tu nu ai reusit sa demonstrezi ca poti aduce 4000 de ron pe luna (iar sincer sa-ti spun asta e foarte greu de cuantificat la nivelul unor oameni care dau astfel de raspunsuri).
4. profesional vorbind demostratia ta de aici are niste lacune si am sa ti le spun, dar fara sa te superi: modul de calcul al consumului de combustibil are inclus un coeficient de 0.9 (probabil e coeficient de drum). modul asta de calcul este unul mai vechi folosit in special in zona firmelor de "stat" si il folosesc inca oamenii care vin de acolo. daca te intreb de unde ai luat coeficientul ala si sa imi probezi valabilitatea lui o sa intram in niste discutii invechite si fara sustinere reala. pe de alta parte soferii destepti nu baga la o ruta de genul asta 30 de km pentru ca se vede foarte usor, eu as fi mers in calculele astea pe un cost pe km ca ar fi fost mai relevant, iar ultimul aspect este cel ca acele costuri asociate flotei reprezinta un procent mic din costurile totale de logistica.
5. tu ai operat in zona de transport persoane, iar cei din zona de transport marfa angajeaza greu oameni din zona de transport persoane si invers. exista niste fobii in piata care nu au sustinere reala, dar asta e realitatea.
Va multumesc pentru comentariu si pentru sfaturi! Am sa raspund pe scurt la sfaturile date de dumneavoastra:
RăspundețiȘtergere1. Prin acest material am incercat sa scot in evidenta cateva din problemele departamentului de logistica si am ales sa incep cu acest subiect "TABU". Nu am cum sa cuprind intr-un singur material toate greselile frecvente de logistica care sunt generatoare de pierderi intr-o companie, asa ca am sa le iau pe rand.
Experienta in administrarea unui parc auto este o parte din intreaga mea activitate profesionala de aproximativ 8 ani de logistica.
Este adevarat ca Administrarea parcului auto nu include Logistica ci invers Logistica include Administrarea Parcului Auto.
2. Am sa va corectez in privinta ideei ca am o problema de credibilitate.Nu eu am o problema de credibilitate, insa este perfect adevarat ca m-am izbit de o mentaitate gresit inteleasa ca domeniul Logistic este un domeniu destinat sexului masculin si am sa public in curand un articol pe aceasta tema : Femeie in terenul barbatilor!.
Acel "domnul care a vrut sa te angajeze asta imi sugereaza mie. a fost diplomat. de ce ai o problema de credibiliate? " in realitate face parte din categoria "MANAGER-ILOR" care isi gestioneaza afacerea pe principiul :"INVESTITIE 0 -PROFIT MAXIM". Compania respectiva este o firma de distributie cunoscuta pe plan local(Constanta), insa toata activitatea de administrare flota si departament logistic al companiei se lucreaza manual( au angajata o FAZ-ista pe care o platesc cu salariul minim pe economie in traducere o persoana de vasta a doua care a lucrat la stat si care tine intreaga evidenta manual), iar acel domn manager e de parere ca toate aplicatiile si noile metode care te ajuta sa gestionezi cat mai bine flota si sa previi pierderile sunt doar bani aruncati in vant. Cu alte cuvinte omul este impotriva progresului, mai bine se vaita ca nu-i merge decat sa faca ceva sa-i mearga, iar dupa parerea mea astfel de oameni nu vor mai rezista mult timp pe piata pentru ca ii cerne criza.
3.Poti sa demonstrezi ca aduci o suma de bani (ca reduci cheltuieile numai dupa ce analizezi situatia si depistezi problema care genereaza pierderi de bani)sau in momentul in care vii cu o noua idee utila in reducerea cheltuielilor. Insa aici intervine avantajul experientei pe care o ai in domeniu, faptul ca ai lucrat in alte firme si poti imbina mai multe metode de lucru, gasind o metoda de gestionare a departamentului proprie pentru companie.
4.Din nefericire 9 din 10 companii de transport aplica metoda veche de calcul Km si carburanti(au o persoana care tine manual evidenta, in multe firme am intalnit persoane de varsta a doua care au lucrat in vechi intreprinderi de stat), nu exista un program de calculator sau o baza de date cu ajutorul careia sa gestioneze departamentul.(Ma refer aici la companii de pe plan local: Constanta ,la care am fost la interviu). In firma in care am lucrat existau ultimele tehnologii in domeniu deci toate evidentele sunt centralizate foarte corect si foarte atent, este vorba de compania Atlassib.Am ales demonstratia cea mai evidenta ca se pot pierde foarte usor bani nu un model standard pe care sa-l urmeze toate companiile. Cred ca fiecare companie are propriul sau mod de lucru si nu poti sa impui in 2 companii aceeasi strategie chiar daca companiile au acelasi domeniu. Poti insa sa adaptezi un mod de lucru al unei companii si sa-l particuarizezi pentru cea de-a doua companie. Insa pentru asta ai nevoie de experienta si multa inteligenta.
RăspundețiȘtergere5. Este foarte adevarat ca multi considera ca transportul de marfa si transportul de persoane sunt domenii diferite(am intalnit aceasta teorie in multe companii), aici intervine lipsa de cunostinte in domeniu.Parca cei care conduc BMW nu circua pe aceeasi autostrada cu cei care conduc Trabant.
Factorii transportului sunt aceeasi,actele de transport sunt aceleasi (difera un singur act), diferenta vine din modul de calcul al incarcaturii la transport de persoane calculezi in functie de persoane si traseu,la marfa in functie de tonaj si gabarit(eventual iei in calcul si tipul marfii). Am sa detaliz intr-un articol viitor si aceste "Fobii"